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从小姐姐的吐槽到3级下拉菜单制作步骤

更新时间:2019-05-19 12:46  作者:  来源:  点击:1

最近与一位从事HR工作的学员闲聊,聊着聊着小姐姐就开始吐槽。每次发下去的表格无论你怎么详细说明,收上来的表永远是千奇百怪,永远要多花几个小时整。跟他聊完了以后感同身受,相信很多人都曾遇到过这种情况。

就像下面这个例子,公司需要收集姓名、年龄、性别、学历等信息。

这么简单的表格,其实填写反馈应该算是很简单的工作。

然而各位员工反馈的结果是下面这样的。

这填写的都是什么啊。。。。。。

其实这种情况是可以通过下拉菜单来避免的,让他们不要做填空题而是做选择题。下拉菜单可以限定单元格填写内容、长度等,也可以对不符合填写要求的进行提示和警告。例如上面人员学历信息表内的性别列,只能选填男或女,否则提示只能输入男或女。

下面跟大家一起分享一下下拉菜单设置过程。

操作步骤

1、选中D列所需设置单元格,【数据】选项卡下面的【数据验证】,选择第一个【数据验证(V)】

2、验证条件允许,通过下拉列表,选择【序列】,来源选择性别选填项所在单元格,即,G3、G4。我们也可以在来源中直接输入文本内容“男,女”。

3、在【输入信息】的【标题】内填写标题,在【输入信息】栏内填写友情提示,在填表鼠标放到性别列单元格时就会出现提醒哦。

5、在【出错警告】内【样式】选择警告,【标题】和【错误信息】可以输入提示,若强行填写其他选项回车之后单元格会出现警告样式的提醒,提醒填表人填写正确选项。

下拉菜单如下图:

这样再也不怕填表人发挥想象自由填写了,即使填错了还会有警告信息提醒。以上是我们通过数据验证功能做了个下拉菜单,制作过程相对简单。

其实现实工作中遇到的问题可能比这个例子还要复杂的多。例如我们购物选择地址的时候经常到的多级下拉菜单,若选择了广东省,在选择地区时会出现广东省下面的各个市,选择了广州市,区/县菜单就会出现该地级市下面的区/县。

下面我们跟大家一起分享一下三级下拉菜单的制作方式。

操作步骤

1、准备【省份】、【地区】、【县】相对应的信息表,如下图:

2、选择所有【省份】所在单元格,在【公式】选项卡下面选择【名称管理器】,选择【新建】,将所选的省份单元格命名为省,点击【确定】。

也可选择所有【省份】所在单元格,在右上角直接更改为省,这样更改名称更简单。

3、选择安徽省下辖地区所在单元格,命名为【安徽省】,

4、选择合肥市下辖区/县所在单元格,命名为【合肥市】,

5、将每个省份下面的市,每个市下面的区/县,命名完毕。

6、下面我们通过数据验证设置下拉菜单,选择省份列单元格,选择【数据】选项卡下面的【数据验证】,选择【序列】,【来源】设置的时候写=省。

7、选择地区列单元格,选择【数据】选项卡下面的【数据验证】,选择【序列】,【来源】设置的时候写=indirect($B2),如下图所示;

8、选择县列单元格,选择【数据】选项卡下面的【数据验证】,选择【序列】,【来源】设置的时候写=indirect($C2), 如下图所示:

设置完成后我们就可以像购物选择地址一样选择对应的省份地区县了。

其实三级下拉菜单在日常工作中运用的很广泛,比如集团公司与地市公司关系、公司与各部门关系、机构之间的关系等等。所以三下拉的制作过程是很有必要学习掌握的。整个制作过程并不是难,理解起来还是比较容易。当我们完成这样的表格将会为后面的工作节省大量的时间和精力,避免像文初HR小姐姐出现的情况,工作效率将大幅提升。


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